Ervaren en zorgvuldige managementassistent
We zoeken per direct een ervaren, zorgvuldige en flexibele managementassistent.
- Ben jij organisatorisch sterk en krijg je energie van het creëren van overzicht en structuur?
- Vind je het leuk om een directeur-bestuurder en managementteam te ondersteunen en ervoor te zorgen dat afspraken, overleggen en processen soepel verlopen?
- Ben je zelfstandig, zorgvuldig en flexibel en kun je snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en mensen?
Dan maken we graag kennis met je!
Snelle beschikbaarheid een pré is en we wensen geen acquisitie van commerciële aanbieders.
Wat ga je doen?
Als managementassistent ondersteun je de directeur-bestuurder en het managementteam bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je zorgt voor overzicht, organiseert wat nodig is en houdt in de gaten dat afspraken en acties worden opgevolgd. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie en weet goed wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.
Je werkzaamheden zijn onder andere:
- Je ondersteunt de directeur-bestuurder bij het organiseren en beheren van de agenda. Je plant afspraken, houdt rekening met prioriteiten en zorgt voor een haalbare en overzichtelijke planning.
- Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en organiseert deze van A tot Z. Je plant overleggen, verzamelt en verspreidt stukken, verstuurt uitnodigingen en zorgt dat alle praktische zaken geregeld zijn.
- Je ondersteunt de directeur-bestuurder bij bedrijfsmatige processen, zoals HR en financiën. Je bereidt stukken en processen voor, zodat de directeur-bestuurder deze kan beoordelen, accorderen of ondertekenen.
- Je ondersteunt het managementteam bij het plannen en organiseren van overleggen. Ook verzorg je de administratieve werkzaamheden die daarbij horen en bewaak je waar nodig actiepunten en afspraken.
- Je helpt bij het voorbereiden van interne werksessies. Denk bijvoorbeeld aan bijeenkomsten waarin volgens scrum- of agileprincipes wordt gewerkt.
- Je houdt overzicht en signaleert wat aandacht nodig heeft. Je ziet waar afspraken, acties of deadlines dreigen te blijven liggen en brengt dit op het juiste moment onder de aandacht.
- Je ondersteunt de directeur-bestuurder en het managementteam bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden. Van praktische zaken tot werkzaamheden die wat meer uitzoekwerk vragen.
- Je werkt zorgvuldig en discreet. Je krijgt te maken met vertrouwelijke informatie en weet daar op een professionele manier mee om te gaan.
Wat breng je mee?
We zoeken vooral iemand die graag ontzorgt, goed kan organiseren en het prettig vindt om verschillende werkzaamheden naast elkaar te hebben.
- Je hebt hbo werk- en denkniveau en minimaal vakgericht mbo diploma directie-/managementondersteuner.
- Je hebt ervaring met secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
- Je bent zelfstandig en proactief en wacht niet altijd af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.
- Je bent nauwkeurig en betrouwbaar en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.
- Je kunt goed plannen en prioriteiten stellen en houdt ook bij meerdere werkzaamheden het overzicht.
- Je bent flexibel en vindt het leuk om snel te schakelen tussen verschillende taken en mensen.
- Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent handig met digitale systemen en kantoorautomatisering en maakt nieuwe programma’s snel eigen.
- Ervaring met het ondersteunen van een directeur, bestuurder of managementteam is een pré.
Wat bieden wij?
Wij bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst wegens ziektevervanging voor 24 uur per week, met uitzicht op een jaarcontract. Je salaris is conform de cao primair onderwijs, schaal 8 en afhankelijk van opleiding en ervaring.
De 24 uur per week kun je flexibel verdelen over vijf werkdagen, in overleg met je leidinggevende. Daarmee is deze functie bijvoorbeeld goed te combineren met een studie of met de zorg voor schoolgaande kinderen.
Je komt terecht in een collegiaal en betrokken team, waar veel aandacht is voor samenwerking en een goede werksfeer. Je werkt in een organisatie met een belangrijke maatschappelijke opdracht: samen zorgen we ervoor dat kinderen in Amsterdam en Diemen de ondersteuning krijgen die zij nodig hebben om zich zo goed mogelijk te ontwikkelen.
Daarnaast zijn er goede mogelijkheden voor ontwikkeling en scholing en kun je deelnemen aan activiteiten binnen de organisatie. Wij hechten aan diversiteit binnen onze organisatie en nemen dit mee in onze selectieprocedure.
Solliciteren!
Heb je interesse in deze functie? Stuur dan je motivatiebrief met cv uiterlijk zondag 13 september per e-mail naar Patrick Nuyens. In de week van 14 september laten we je weten of we je uitnodigen voor een gesprek.
Wie zijn wij? Over Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Amsterdam Diemen (SWV)
Het Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Amsterdam Diemen brengt 40 schoolbesturen en 250 basisscholen samen. Samen zorgen we ervoor dat meer dan 65.000 kinderen onderwijs krijgen dat bij hen past. Ons ondersteuningsplan geeft richting aan wat we doen en waar we naartoe willen.
Meer informatie over onze ambities als samenwerkingsverband vind je op www.swvamsterdamdiemen.nl of op ons kennisplatform www.binnenplaats.com,
